“Как привести дела в порядок” Дэвида Аллена: лучшая бизнес-книга для занятых людей

Вы целый день суетились, что-то делали, безумно устали, но список дел ничуть не уменьшился, а, кажется, еще больше разбух. Сроки беспощадно горят и все нужно сделать “на вчера”. Этому нет конца, и как только люди успевают работать, уделять время родным, друзьям и себе? Каким бы неудачником вы себя не чувствовали в этот момент, спешим утешить – такие мысли посещают большинство современных людей. Их проблема в неумении жить и работать эффективно. Если стресс, недовольство собой и вечная нехватка времени стали вашими верными спутниками, вам нужен Дэвид Аллен, человек, который лучше всех знает, как привести дела в порядок.

Меню статьи:

• Об авторе: гуру продуктивного труда
• GTD “для чайников”
• Шаг первый: Сбор
• Шаг второй: Обработка
• Шаг третий: Организация
• Шаг четвертый: Обзор
• Шаг пятый: Выполнение

Об авторе: гуру продуктивного труда

Дэвид Аллен – американский теоретик в сфере продуктивности и личной эффективности, известный коуч, автор книг бизнес-тематики. Работа всей его жизни – методика управления временем Getting Things Done (дословно – “доведение дел до завершения”). Основной постулат GTD – освобождение мозга от множественных задач, перенесение и упорядочивание их на внешнем носителе. Тому, как успешно применять GTD на практике, посвящены книги и публичные выступления Дэвида Аллена.

“Временной” гуру сотрудничает со всемирно известными компаниями, проводя тренинги для сотрудников Ford Foundation, New York Life и других. Его статьи регулярно выходят на страницах Los-Angeles Times, Wall Street Journal, New York Times, а книги публикуются миллионными тиражами в десятках стран мира.

Аллена ошибочно называют теоретиком тайм-менеджмента, в то время как создатель GTD, напротив, критикует эту технологию за слишком узкую направленность и ограниченную эффективность.

Главным трудом Дэвида Аллена является книга “Как привести дела в порядок”. В ней подробно раскрывается суть GTD, ее основные модели и шаги управления рабочим процессом. Главное преимущество книги – ее универсальность, ведь методика “доведения дел до завершения” будет полезна каждому, неважно, кто вы – руководитель крупного холдинга, фрилансер, студент или домохозяйка.

GTD “для чайников”

Для тех, кто впервые слышит аббревиатуру GTD, поясним: Getting Things Down – методика повышения личной эффективности, основанная на обдумывании и построении результатов текущих и будущих задач. Вне зависимости от величины и степени важности, каждая задача должна быть вынесена на внешний носитель. Даже заказ канцелярии для офиса будет висеть над вами дамокловым мечом, просто запишите задачу в календаре с подробной инструкцией того, куда нужно позвонить и что заказать, тогда вы быстро приступите к выполнению задания в нужное время и точно не упустите его из головы. Разум человека, освобожденный от запоминания, может сконцентрироваться на выполнении самих задач, а также избежать стресса.

Основные преимущества GTD:

1. Вы никогда ничего не упустите.
2. Ваши действия на день будут приведены в четкую систему.
3. Вы не станете успевать больше или работать больше, просто ваш труд будет более продуктивным.
4. Вы раз и навсегда избавитесь от стресса.
5. Вы обретете контроль над тем, что делаете.
6. Вы научитесь концентрироваться на результате.
7. Планировать свою жизнь будете именно вы, а не другие люди или обстоятельства. И со временем вам это очень понравится!

В книге “Как привести дела в порядок” Дэвид Аллен описывает три базовые модели, необходимые для реализации GTD, это:

• Управление рабочим процессом;
• 6-уровневая модель обзора работы;
• Естественный метод планирования.

В нашем обзоре мы рассмотрим модель управления рабочим процессом, состоящую из пяти шагов, которые и являются основой “доведения дел до завершения”. Вот увидите, они предельно просты, но их несоблюдение приводит к тому, что ваша жизнь превращается в суматоху и сплошной стресс.

Если ваши бизнес-процессы завязаны на торговле или сфере обслуживания, тогда мы рекомендуем вам прочитать обзор книги “Клиенты на всю жизнь“. Любому человеку, которому приходится иметь дело с заказчиками и клиентами – стоит прочитать эту книгу.

Шаг первый: Сбор

“Ваш мозг – инструмент мышления, а не запоминающее устройство. Если вы желаете мыслить ясно, вам нужна надежная “корзина для сбора материала” за пределами вашего разума”
(Д. А.)

Большинство людей хранят множественные задачи в собственной голове или на разрозненных “списках важных дел”. Дэвид Аллен утверждает, что первое и главное, чем следует заняться – собрать все дела на отдельном носителе, освободив тем самым память.

Важно! Будет ошибкой заносить в список только крупные дела особой важности, мелкие задачи имеют свойство накапливаться и засорять сознание. Так что на носитель следует записывать и мелкие, и долгосрочные задания.

Инструменты сбора:

• Стандартный лоток для входящих документов;
• Бумажные системы планирования и записи;
• Электронные системы планирования и записи;
• Электронные устройства, различные мессенджеры.

Не обязательно отдавать предпочтение лишь одному инструменту для сбора, выбирайте то, что наиболее удобно. Например, пластиковый или деревянный лоток подойдет для поступающих бумаг, писем, журналов, документов и различной мелочевки, даже фонарик с севшими батарейками следует поместить сюда, а не похоронить на долгие месяцы в ящике стола. Блокнот, стикеры, доска для сообщений подойдут для записи случайных задач, идей, коротких сообщений и т. п. Долгосрочные дела удобнее вносить в компьютер, на телефон или планшет. Ну, а электронную переписку и файлообмен упорядочивайте в специально созданном виртуальном хранилище.

В любом случае мест для хранения информации не должно быть слишком много, иначе у вас возникнуть трудности с их систематизацией.

Шаг второй: Обработка

Второй важнейший шаг – обработка информации. Мало просто собрать задачи воедино, их нужно внимательно изучить и рассортировать. “Разрозненные списки дел, – утверждает Аллен, – скорее, усиливают стресс, чем приносят облегчение”.

“Вы создаете систему ради того, чтобы она работала, а не ради самой системы” (Д. А.)

Автор книги советует еженедельно выделять время на сортировку и пересмотр поступившей извне информации. Что это за письмо из отдела кадров? Что за номер телефона на доске, зачем и когда нужно по нему позвонить, насколько это срочно? Что за рекламный проспект вам прислали, нужен ли он вам вообще и когда вы собираетесь им воспользоваться?

Алгоритм обработки наглядно представлен в книге Дэвида Аллена.

Шаг третий: Организация

Некоторые люди старательно собирают информацию, составляют список дел и видят пути их решения, но им не хватает организации для того, чтобы выполнить свое намерение.

“Если вы до конца не уверены, в чем заключается ваша работа, она всегда будет казаться вам необъятной” (Д. А.)

Успешная организация по Аллену – это четкая система проектов, напоминаний, листов ожиданий. Каждая задача, помещенная в соответствующую категорию (“срочно”, “отложенные”, “текущие” – названия могут быть любыми), ожидает своего времени для исполнения.

Автор также подробно рассказывает о том, как создавать проекты, хранить и систематизировать вспомогательные материалы, рационально упорядочивать календарь и работать с информацией, не требующей дальнейших действий.

Шаг четвертый: Обзор

Многие люди старательно собирают информацию и ведут календарь, но не проводят регулярного обзора. В итоге, результат оказывается тем же – они становятся жертвами суматохи, когда все нужно сделать в один момент. Другими словами, “одно дело – записать, что вам нужно молоко, другое – вспомнить об этом, когда вы находитесь в магазине”.

Регулярно просматривайте свой календарь, причем начинайте с самых важных и объемных задач, следом обозревайте менее значимые и долгосрочные проекты и, наконец, переходите к микрозадачам. Но ни в коем случае ничего не упускайте!

Шаг пятый: Выполнение

И, наконец, выполнение задачи – конечный шаг, ради которого и был проделан этот путь. Не стоит говорить, что бесконечное планирование без реализации и конкретного действия ничего не стоит.

Налаженная система планирования поможет не тратить время на выбор, каким делом лучше и полезнее заняться в данный момент, ведь вы уже все спланировали заранее – просто выполняйте, не отлынивая.

“Те, кто бессмысленно расходуют свое время, всегда жалуются на его недостаток” (Жан де Ла Брюйер)

Безусловно, предугадать условия работы на сто процентов невозможно. Вас непременно будет что-то сбивать (незапланированная встреча с клиентом, автомобильная пробка, затянувшиеся переговоры, телефонный звонок мамы и т. п.). Главное – не впадать в отчаяние. Именно потому что мы живем и трудимся в реальном мире, а не в вакууме, Аллен разработал модель принятия решений из четырех критериев и поместил ее в данный раздел своей книги.

Пример из жизни. Встречу перенесли на полчаса. У вас образовалось окно – не слишком большое для того, чтобы заняться крупным делом, но вполне подходящее для решения небольшой задачи. Как выбрать, чем заняться в данный момент? Для выбора задачи учитывайте:

1. Контекст – где вы находитесь, какие подручные средства у вас имеются, даже если в вашем распоряжении только телефон вы можете поговорить с клиентом, вызвать на дом сантехника или просмотреть отчет сотрудника, что пришел на e-mail;
2. Время – каким количеством времени вы располагаете и сколько его потребуется на выполнение задачи;
3. Энергия – подходят ли условия для того, чтобы выполнить задачу, требующую высокой концентрации или лучше выполнить механическую работу;
4. Приоритеты – какая из задач принесет максимальную отдачу, возможно, эти полчаса не сыграют роли в работе над новым проектом, поэтому их лучше потратить на разговор с супругом или супругой и расслабляющий кофе-брейк.

Понятия и термины: GTA (Getting Things Done), тайм-менеджмент, личная эффективность, методика управления временем, модель управления рабочим процессом.

Кому будет интересна книга “Как привести дела в порядок”: современным занятым людям; руководителям компаний, департаментов, отделов; поклонникам тайм-менеджмента; всем тем, кто хочет держать свою жизнь под контролем и избавиться от стресса.